Dokumenty

Regulamin świadczenia usług doradczych i projektowania podróży

Itinerary Studio · obowiązuje od dnia publikacji

§ 1.Postanowienia ogólne

  1. Niniejszy Regulamin (dalej: „Regulamin”) określa warunki, zasady oraz tryb świadczenia usług doradczych, projektowania tras i harmonogramów podróży (itinerary design) oraz asysty technicznej przez Itinerary Studio.
  2. Usługodawcą jest Natalia Rubach, prowadząca działalność nierejestrowaną zgodnie z art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców, posługująca się adresem e-mail: kontakt@itinerarystudio.pl oraz stroną internetową itinerarystudio.pl (dalej: „Usługodawca”).
  3. Dostęp do Usług posiada każda osoba fizyczna posiadająca pełną zdolność do czynności prawnych, dostęp do sieci Internet oraz aktywny adres poczty elektronicznej (dalej: „Klient”).
  4. Przed rozpoczęciem korzystania z Usług Klient zobowiązany jest do zapoznania się z treścią Regulaminu i jego akceptacji.
  5. Brak statusu organizatora turystyki: Usługodawca nie jest biurem podróży ani organizatorem turystyki w rozumieniu ustawy z dnia 24 listopada 2017 r. o imprezach turystycznych i powiązanych usługach turystycznych. Usługodawca nie tworzy imprez turystycznych, nie pobiera środków na rezerwacje w imieniu Klienta ani nie pośredniczy w zawieraniu umów przewozu bądź zakwaterowania. Wszelkie materiały, opracowania i plany mają charakter doradczy, autorski i informacyjny, a ich celem jest optymalizacja logistyki i oszczędność czasu Klienta.
  6. Bezpieczeństwo danych płatniczych: Usługodawca pod żadnym pozorem nie przyjmuje od Klienta danych instrumentów płatniczych (w tym numerów kart płatniczych, kodów CVV/CVC, haseł jednorazowych), haseł ani dostępów do bankowości elektronicznej i nie dokonuje czynności płatniczych w imieniu Klienta.
  7. Usługodawca nie odpowiada za niedopełnienie przez Klienta wymogów formalno-prawnych niezbędnych do odbycia podróży (w tym m.in. brak ważnego paszportu, dowodu osobistego, wymaganych wiz, zezwoleń, ubezpieczenia turystycznego czy szczepień).
  8. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za niewykonanie lub nienależyte wykonanie usług przez zewnętrznych Usługodawców (np. linie lotnicze, obiekty noclegowe, wypożyczalnie aut, platformy biletowe, przewoźników lokalnych), w szczególności za: opóźnienia lub odwołania połączeń, zmiany rozkładów, strajki, standard obiektów odbiegający od deklarowanego w ofertach czy zjawiska pogodowe i siłę wyższą.
  9. Komunikacja za pośrednictwem profili w mediach społecznościowych (Instagram, TikTok) ma charakter wyłącznie informacyjno-wstępny i nie stanowi oficjalnej drogi składania zamówień ani reklamacji. Oficjalnym kanałem komunikacji jest poczta elektroniczna.
  10. W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem zastosowanie mają właściwe przepisy prawa polskiego:
    • ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny,
    • ustawy z dnia 30 maja 2014 r. o prawach konsumenta,
    • ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną,
    • ustawy z dnia 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców.

§ 2.Definicje

  1. Regulamin – niniejszy dokument określający zasady świadczenia Usług drogą elektroniczną.
  2. Usługodawca – Natalia Rubach wykonująca działalność nierejestrowaną pod marką Itinerary Studio.
  3. Klient – osoba fizyczna (w tym Konsument lub Przedsiębiorca na prawach konsumenta) zlecająca wykonanie Usługi.
  4. Usługa – usługa doradcza i analityczna polegająca na przygotowaniu spersonalizowanego planu podróży (harmonogramu, rekomendacji noclegów, połączeń komunikacyjnych, atrakcji) lub asysty technicznej przy procesie rezerwacji, świadczona drogą elektroniczną.
  5. Projekt Podróży (Plan / Itinerary) – cyfrowe, autorskie opracowanie w formacie PDF lub interaktywnym, zawierające scenariusz wyjazdu, rekomendacje transportowe, noclegowe i logistyczne, przygotowane w oparciu o wytyczne Klienta.
  6. Składniki Podróży – niezależne usługi podmiotów trzecich (np. bilety lotnicze, kolejowe, rezerwacje hotelowe, wejściówki, transfery).
  7. Usługodawca Zewnętrzny – niezależny od Usługodawcy podmiot trzeci świadczący daną usługę transportową, hotelarską lub turystyczną (np. linia lotnicza, hotel, pośrednik rezerwacyjny).
  8. Formularz / Brief – kwestionariusz preferencji wypełniany przez Klienta w celu określenia ram czasowych, budżetu, kierunku oraz indywidualnych oczekiwań.
  9. Wynagrodzenie (Cena) – kwota należna Usługodawcy za wykonanie Usługi projektowo-doradczej. Wynagrodzenie nie zawiera w sobie kosztów Składników Podróży, które Klient opłaca bezpośrednio u Usługodawców Zewnętrznych.

§ 3.Zasady zamawiania i realizacji usług

  1. Klient kupuje u Usługodawcy wyłącznie Usługę doradczo-projektową, natomiast wszelkie Składniki Podróży rezerwuje i opłaca samodzielnie.
  2. Klient przesyła wypełniony Brief/Formularz lub zgłoszenie mailowe, na podstawie którego Usługodawca bezpłatnie przygotowuje wycenę. Złożenie zamówienia następuje z chwilą akceptacji wyceny i Regulaminu przez Klienta.
  3. Warunkiem rozpoczęcia prac nad Projektem Podróży jest uiszczenie przez Klienta 100% ustalonego Wynagrodzenia.
  4. Standardowy czas realizacji Projektu Podróży wynosi do 7 dni roboczych od dnia zaksięgowania płatności oraz dostarczenia przez Klienta kompletu niezbędnych wytycznych (chyba że ustalono inaczej).
  5. Gotowy Projekt Podróży przesyłany jest drogą elektroniczną na adres e-mail wskazany przez Klienta.
  6. Zmienność cen i dostępności: Ceny i dostępność rekomendowanych Składników Podróży (loty, hotele) mają charakter dynamiczny i podlegają zmianom niezależnym od Usługodawcy. Usługodawca nie gwarantuje utrzymania cen po przedstawieniu Projektu; opóźnienie w samodzielnej rezerwacji przez Klienta może wpłynąć na ostateczny koszt Składników.
  7. Zasady zgłaszania poprawek: W ramach wybranego pakietu Klientowi przysługuje prawo do jednej tury poprawek zgłoszonej w terminie do 3 dni roboczych od dnia przesłania gotowego Projektu. Poprawki obejmują korektę rekomendacji w ramach pierwotnego kierunku, budżetu i ram czasowych wskazanych w Briefie. Wszelkie zmiany dotyczące kraju, terminu wyjazdu, diametralnej zmiany koncepcji lub poprawki zgłoszone po upływie terminu stanowią nowe zamówienie podlegające odrębnej wycenie. Druga tura poprawek w ramach tych samych założeń (kierunku, budżetu i ram czasowych) jest odpłatna i wynosi 15% Wynagrodzenia za dany Projekt Podróży.
  8. Linki partnerskie (afiliacyjne): Usługodawca informuje, że przekazany Projekt Podróży może zawierać odnośniki afiliacyjne (partnerskie) do zewnętrznych platform (np. Booking.com, Skyscanner, platformy biletowe). Skorzystanie z tych linków nie generuje po stronie Klienta żadnych dodatkowych kosztów, a Usługodawca może otrzymać prowizję od podmiotu zewnętrznego za dokonane przekierowanie.
  9. Usługi i materiały dostarczone przez Usługodawcę są przeznaczone wyłącznie do użytku osobistego Klienta. Zabrania się ich odsprzedaży, udostępniania publicznego lub wykorzystywania komercyjnego.
  10. Asysta logistyczna w podróży (usługa dodatkowa): Klient może dokupić Asystę logistyczną na czas trwania wyjazdu. Asysta polega na kontakcie przez prywatny czat WhatsApp w godzinach 07:00–22:00 czasu lokalnego, analizie opcji zastępczych w sytuacjach nieprzewidzianych (np. opóźniony lub odwołany lot, konieczność zmiany noclegu, odwołany prom) oraz przesłaniu Klientowi rekomendacji i linków do samodzielnej rezerwacji. Usługodawca dokłada starań, by odpowiedzieć na zgłoszenie w ciągu 30 minut. Asysta nie stanowi infolinii całodobowej.
  11. Wynagrodzenie za Asystę logistyczną jest stałe za cały wyjazd i zależy od jego długości: do 5 dni — 390 PLN, 6–10 dni — 590 PLN, 11–16 dni — 790 PLN, 17 dni i więcej — 990 PLN. Wynagrodzenie jest płatne z góry, przed rozpoczęciem wyjazdu. Asysta nie obejmuje dokonywania rezerwacji ani płatności w imieniu Klienta; decyzje i rezerwacje Klient podejmuje samodzielnie, a Usługodawca nie odpowiada za działania Usługodawców Zewnętrznych.

§ 3a.Vouchery podarunkowe

  1. Voucher to imienny dokument w formie elektronicznej (PDF), uprawniający wskazaną w nim osobę lub parę (dalej: „Obdarowany”) do skorzystania z Usługi o określonej wartości. Voucher kupuje osoba fizyczna (dalej: „Kupujący”), np. jako prezent ślubny.
  2. Voucher może opiewać na wybrany pakiet (np. Honeymoon Bespoke) albo na kwotę w złotych polskich (PLN), którą Obdarowany wykorzysta na dowolny pakiet lub Usługę dodatkową, w tym Asystę logistyczną.
  3. Zamówienie vouchera składa się drogą elektroniczną na adres kontakt@itinerarystudio.pl. Voucher jest przesyłany Kupującemu na wskazany adres e-mail w ciągu 2 dni roboczych od zaksięgowania płatności. Na życzenie Kupującego może zawierać imiona Obdarowanych, dedykację oraz datę wręczenia.
  4. Voucher jest ważny 12 miesięcy od daty wystawienia, wskazanej na voucherze. Aby z niego skorzystać, Obdarowany przed upływem tego terminu przesyła formularz lub zapytanie, podając numer vouchera. Sama podróż może odbyć się po upływie terminu ważności, jeśli zamówienie zostało złożone w terminie.
  5. Na prośbę Obdarowanego, zgłoszoną przed upływem terminu ważności, Usługodawca może jednorazowo przedłużyć ważność vouchera o 6 miesięcy.
  6. Jeżeli wartość wybranej Usługi jest wyższa niż wartość vouchera, Obdarowany dopłaca różnicę przed rozpoczęciem prac. Jeżeli jest niższa, niewykorzystana część pozostaje do wykorzystania w okresie ważności vouchera na inną Usługę; nie jest wypłacana w gotówce.
  7. Voucher nie podlega wymianie na gotówkę. Kupujący może za zgodą Usługodawcy zmienić dane Obdarowanego przed pierwszym wykorzystaniem vouchera.
  8. Odstąpienie: Kupujący będący Konsumentem może odstąpić od umowy zakupu vouchera bez podania przyczyny w terminie 14 dni od dnia jego otrzymania, jeżeli voucher nie został w tym czasie wykorzystany. Usługodawca zwraca wtedy pełną kwotę w terminie 14 dni, tą samą metodą płatności. Po rozpoczęciu realizacji Usługi na podstawie vouchera do Obdarowanego stosuje się § 5.
  9. Utratę lub usunięcie pliku vouchera należy zgłosić mailowo — Usługodawca prześle go ponownie na podstawie danych z zamówienia.
  10. Do realizacji Usługi na podstawie vouchera stosuje się pozostałe postanowienia Regulaminu, w szczególności zasady realizacji, poprawek i reklamacji.

§ 3b.Promocja „Founding Clients”

  1. Promocja polega na obniżeniu Wynagrodzenia za Projekt Podróży o 30% w stosunku do ceny z wyceny przygotowanej według cennika obowiązującego na stronie internetowej.
  2. Promocja obejmuje pierwsze 5 zamówień, o kolejności decyduje chwila akceptacji wyceny przez Klienta (§ 3 ust. 2). Liczba pozostałych miejsc jest podawana na stronie internetowej i aktualizowana na bieżąco.
  3. Rabat dotyczy wyłącznie Wynagrodzenia za Projekt Podróży. Nie obejmuje Asysty logistycznej, odpłatnej drugiej tury poprawek ani voucherów podarunkowych.
  4. Promocja nie łączy się z innymi rabatami. Jeden Klient może skorzystać z promocji jeden raz.
  5. Najniższa cena Usługi obowiązująca w okresie 30 dni przed wprowadzeniem obniżki jest podana na stronie internetowej przy każdym pakiecie.
  6. Promocja kończy się z chwilą wykorzystania wszystkich 5 miejsc. Zakończenie promocji nie wpływa na umowy zawarte w jej trakcie.

§ 4.Płatności i rachunki

  1. Ceny Usług określane są w złotych polskich (PLN). Z uwagi na formę działalności nierejestrowanej Usługodawca korzysta ze zwolnienia podmiotowego z podatku VAT na podstawie art. 113 ust. 1 i 9 ustawy o podatku od towarów i usług (ceny są cenami brutto/końcowymi).
  2. Płatności można dokonać przelewem bankowym lub BLIK-iem (przelew na telefon). Dane do płatności Usługodawca przekazuje Klientowi w wiadomości e-mail wraz z wyceną.
  3. Na żądanie Klienta zgłoszone zgodnie z art. 87–88 ustawy – Ordynacja podatkowa Usługodawca wystawia imienny rachunek potwierdzający realizację usługi.

§ 5.Prawo do odstąpienia od umowy

  1. Zgodnie z art. 38 ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 30 maja 2014 r. o prawach konsumenta, prawo odstąpienia od umowy zawartej na odległość nie przysługuje konsumentowi w odniesieniu do umów, w których przedmiotem świadczenia jest towar lub usługa niefabrykowana, przygotowana według specyfikacji konsumenta lub służąca zaspokojeniu jego zindywidualizowanych potrzeb.
  2. Projekt Podróży jest usługą przygotowywaną w całości na indywidualne zamówienie, według unikalnych parametrów Klienta.
  3. Zgoda na rozpoczęcie świadczenia: Przesłanie Briefu lub zapytania oraz otrzymanie wyceny są bezpłatne i nie stanowią zawarcia umowy. Umowa zostaje zawarta w chwili akceptacji wyceny przez Klienta drogą elektroniczną. Akceptując wycenę, Klient wyraża wyraźne żądanie rozpoczęcia świadczenia Usługi przed upływem 14-dniowego terminu na odstąpienie od umowy oraz przyjmuje do wiadomości, że po pełnym wykonaniu Usługi (przekazaniu Projektu Podróży) traci prawo do odstąpienia od umowy. Usługodawca potwierdza Klientowi zawarcie umowy oraz złożone oświadczenie wiadomością e-mail.
  4. W przypadku odstąpienia od umowy przed rozpoczęciem jakichkolwiek prac przez Usługodawcę, wpłacona kwota podlega zwrotowi w terminie do 7 dni roboczych.

§ 6.Reklamacje

  1. W sytuacji, gdy Usługa została wykonana nienależycie (np. wykazuje rażące braki względem założeń zawartych w Briefie), Klient ma prawo złożyć reklamację.
  2. Zgłoszenie reklamacyjne należy przesłać na oficjalny adres e-mail: kontakt@itinerarystudio.pl.
  3. Zgłoszenie powinno zawierać: dane Klienta, opis zastrzeżeń oraz oczekiwany sposób rozpatrzenia reklamacji.
  4. Usługodawca rozpatrzy reklamację w terminie 14 dni kalendarzowych od dnia jej doręczenia. Brak odpowiedzi w tym terminie uznaje się za uwzględnienie reklamacji.
  5. Reklamacji nie podlegają:
    • działania, zaniechania i zaniedbania Usługodawców Zewnętrznych (linie lotnicze, obiekty noclegowe),
    • czynniki losowe, zjawiska pogodowe i siła wyższa,
    • zmiany przepisów wjazdowych lub obostrzeń granicznych,
    • zmiany cen Składników Podróży powstałe po dacie przekazania Projektu Klientowi.

§ 7.Prawa autorskie

  1. Wszelkie opracowania, układy, opisy, szablony graficzne oraz Projekt Podróży przygotowane przez Usługodawcę stanowią utwór podlegający ochronie prawa autorskiego (ustawa z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych).
  2. Klient po opłaceniu Wynagrodzenia otrzymuje niewyłączną, nieprzenoszalną licencję uprawniającą do korzystania z Projektu wyłącznie na użytek osobisty. Rozpowszechnianie lub modyfikowanie projektu w celach komercyjnych bez pisemnej zgody Usługodawcy jest zabronione.

§ 8.Ochrona danych osobowych (RODO)

  1. Administratorem danych osobowych Klienta jest Natalia Rubach.
  2. Dane osobowe przetwarzane są w celu zawarcia i realizacji umowy, wystawienia rachunku, prowadzenia ewidencji sprzedaży działalności nierejestrowanej oraz obsługi ewentualnych reklamacji, zgodnie z RODO.
  3. Pełne informacje o prawach Klienta w zakresie ochrony danych znajdują się w Polityce Prywatności.

§ 9.Postanowienia końcowe

  1. Regulamin obowiązuje od dnia publikacji.
  2. Usługodawca zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w Regulaminie z ważnych przyczyn prawnych lub organizacyjnych. Do umów zawartych przed zmianą stosuje się treść Regulaminu obowiązującą w dacie złożenia zamówienia.
  3. Wszelkie spory rozstrzygane będą polubownie, a w razie braku porozumienia – przez właściwy sąd powszechny. Klient będący Konsumentem ma możliwość skorzystania z pozasądowych metod rozwiązywania sporów, m.in. z pomocy miejskiego lub powiatowego rzecznika konsumentów albo mediacji prowadzonej przez wojewódzkiego inspektora Inspekcji Handlowej. Informacje o tych metodach są dostępne na stronie uokik.gov.pl.