Dokumenty

Polityka prywatności

Itinerary Studio · obowiązuje od dnia publikacji

1.Administrator danych

  1. Administratorem Twoich danych osobowych jest Natalia Rubach, prowadząca działalność nierejestrowaną pod marką Itinerary Studio (dalej: „Administrator”).
  2. W sprawach dotyczących danych osobowych możesz kontaktować się z Administratorem pod adresem e-mail: kontakt@itinerarystudio.pl.
  3. Dane przetwarzane są zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (dalej: „RODO”) oraz ustawą z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych.
  4. Administrator nie wyznaczył Inspektora Ochrony Danych, ponieważ nie ma takiego obowiązku.

2.Jakie dane zbieramy

  1. Dane z formularza zapytania lub kwestionariusza wyceny: imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu (opcjonalnie), wybrany pakiet oraz informacje o planowanej podróży — kierunek, termin, liczba podróżnych, wiek dzieci, preferencje noclegowe i transportowe, budżet, a także to, czego chcesz unikać.
  2. Dane z korespondencji: treść wiadomości e-mail oraz wiadomości wymienianych w ramach Asysty logistycznej (WhatsApp), w tym informacje o przebiegu podróży, rezerwacjach i ewentualnych problemach w jej trakcie.
  3. Dane rozliczeniowe: imię i nazwisko, kwota i data płatności, tytuł przelewu, a jeśli o to poprosisz — dane potrzebne do wystawienia rachunku. Administrator nigdy nie zbiera numerów kart płatniczych, kodów CVV, haseł ani danych dostępowych do bankowości.
  4. Dane dzieci: jeśli podróżujesz z dziećmi, możesz podać ich wiek. Podajesz je jako rodzic lub opiekun, wyłącznie w celu dopasowania planu podróży. Prosimy nie podawać imion ani innych danych dzieci, jeśli nie są niezbędne.
  5. Dane techniczne: przy odwiedzaniu strony serwer automatycznie zapisuje podstawowe dane techniczne, takie jak adres IP, typ przeglądarki i czas wizyty (logi serwera). Nie służą one do Twojej identyfikacji.
  6. Prosimy nie przekazywać danych szczególnych kategorii (np. o stanie zdrowia), chyba że są niezbędne do bezpiecznego zaplanowania podróży — wtedy przetwarzamy je wyłącznie na podstawie Twojej wyraźnej zgody (art. 9 ust. 2 lit. a RODO).

3.Cele i podstawy prawne przetwarzania

  1. Odpowiedź na zapytanie, przygotowanie wyceny i umówienie konsultacji — art. 6 ust. 1 lit. b RODO (działania przed zawarciem umowy, na Twoje żądanie).
  2. Zawarcie i wykonanie umowy — przygotowanie Projektu Podróży, poprawki, świadczenie Asysty logistycznej — art. 6 ust. 1 lit. b RODO.
  3. Rozliczenia, ewidencja sprzedaży i wystawianie rachunków — art. 6 ust. 1 lit. c RODO (obowiązki wynikające z przepisów podatkowych i rachunkowych).
  4. Obsługa reklamacji — art. 6 ust. 1 lit. c RODO (obowiązki wynikające z ustawy o prawach konsumenta).
  5. Ustalenie, dochodzenie lub obrona przed roszczeniami — art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora).
  6. Bieżąca korespondencja, która nie dotyczy umowy — art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes w odpowiadaniu na wiadomości).
  7. Zapewnienie działania i bezpieczeństwa strony (logi serwera) — art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
  8. Administrator nie podejmuje wobec Ciebie decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu.

4.Jak długo przechowujemy dane

  1. Zapytanie, po którym nie doszło do zawarcia umowy — do 12 miesięcy od ostatniego kontaktu, chyba że wcześniej poprosisz o usunięcie danych.
  2. Dane związane z wykonaniem umowy — przez czas jej realizacji, a następnie do upływu terminu przedawnienia roszczeń (co do zasady 6 lat, a dla roszczeń związanych z działalnością — 3 lata; koniec terminu przypada na ostatni dzień roku kalendarzowego).
  3. Dane rozliczeniowe — przez 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku, zgodnie z przepisami podatkowymi.
  4. Korespondencja w ramach Asysty logistycznej — przez czas trwania podróży, a następnie do 12 miesięcy na potrzeby ewentualnych wyjaśnień i reklamacji.
  5. Logi serwera — zgodnie z ustawieniami dostawcy hostingu, nie dłużej niż 30 dni.

5.Odbiorcy danych

  1. Twoje dane mogą być przekazywane wyłącznie podmiotom, które pomagają Administratorowi prowadzić działalność, na podstawie umów powierzenia przetwarzania lub jako odrębni administratorzy:
    • Oracle Cloud Infrastructure — serwer, na którym działa strona internetowa,
    • Cloudflare — obsługa DNS domeny itinerarystudio.pl,
    • Web3Forms — przekazywanie zgłoszeń z formularza na adres e-mail Administratora,
    • OVHcloud — poczta elektroniczna (skrzynka kontakt@itinerarystudio.pl),
    • Meta Platforms (WhatsApp) — przy korzystaniu z Asysty logistycznej,
    • dostawcy narzędzi do wideorozmów (np. Google Meet, Zoom) — jeśli wybierzesz konsultację wideo,
    • bank i operator systemu BLIK — przy opłacaniu Usługi przelewem lub BLIK-iem,
    • biuro rachunkowe lub doradca podatkowy — jeśli Administrator z nich korzysta,
    • Google (Google Fonts) — przy wyświetlaniu strony przeglądarka pobiera kroje pisma z serwerów Google, przekazując im adres IP.
  2. Administrator nie przekazuje Twoich danych hotelom, liniom lotniczym ani innym usługodawcom turystycznym. Rezerwacji dokonujesz samodzielnie i to Ty przekazujesz im swoje dane.
  3. Projekt Podróży może zawierać linki partnerskie (np. do Booking.com). Kliknięcie takiego linku przenosi Cię na stronę partnera, który przetwarza dane na własnych zasadach. Administrator nie przekazuje partnerom Twoich danych osobowych.
  4. Administrator nie sprzedaje danych osobowych i nie udostępnia ich w celach marketingowych podmiotom trzecim.

6.Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

  1. Niektórzy dostawcy (np. Meta/WhatsApp, Google, Oracle, Cloudflare czy dostawca obsługi formularza) mogą przetwarzać dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, w szczególności w Stanach Zjednoczonych.
  2. W takim przypadku przekazanie odbywa się na podstawie decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony (EU–US Data Privacy Framework) lub standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską (art. 45–46 RODO).
  3. Możesz poprosić Administratora o informację o zastosowanych zabezpieczeniach i o kopię tych zabezpieczeń.

7.Twoje prawa

  1. W związku z przetwarzaniem danych masz prawo do:
    • dostępu do swoich danych i otrzymania ich kopii (art. 15 RODO),
    • sprostowania danych (art. 16 RODO),
    • usunięcia danych (art. 17 RODO),
    • ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO),
    • przenoszenia danych (art. 20 RODO),
    • wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie (art. 21 RODO),
    • cofnięcia zgody w dowolnym momencie — jeśli przetwarzanie odbywa się na jej podstawie; cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania przed jej cofnięciem.
  2. Aby skorzystać z tych praw, napisz na adres kontakt@itinerarystudio.pl. Odpowiemy bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu miesiąca od otrzymania żądania.
  3. Masz także prawo wnieść skargę do organu nadzorczego: Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, uodo.gov.pl.

8.Dobrowolność podania danych

  1. Podanie danych jest dobrowolne, ale niezbędne, aby odpowiedzieć na zapytanie, przygotować wycenę i wykonać umowę. Bez imienia i adresu e-mail nie możemy się z Tobą skontaktować.
  2. Numer telefonu jest wymagany tylko przy wyborze konsultacji telefonicznej lub Asysty logistycznej.
  3. Podanie danych rozliczeniowych jest wymogiem ustawowym, jeśli prosisz o wystawienie rachunku.

9.Pliki cookies i podobne technologie

  1. Strona nie korzysta z plików cookies analitycznych ani marketingowych i nie śledzi Twojej aktywności.
  2. Strona może korzystać z pamięci lokalnej przeglądarki (localStorage) wyłącznie do zapamiętania ustawień niezbędnych do jej działania. Te informacje nie opuszczają Twojego urządzenia.
  3. Jeśli w przyszłości wprowadzimy narzędzia analityczne lub marketingowe, poprosimy o Twoją zgodę i zaktualizujemy niniejszą Politykę.
  4. Możesz w każdej chwili usunąć dane zapisane przez stronę w ustawieniach swojej przeglądarki.

10.Bezpieczeństwo

  1. Administrator stosuje środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do ryzyka: szyfrowane połączenie (HTTPS), ograniczony dostęp do danych, zabezpieczone hasłami i uwierzytelnianiem dwuskładnikowym konta pocztowe i komunikatory.
  2. Administrator nigdy nie prosi o dane kart płatniczych, hasła ani kody dostępu. Jeśli otrzymasz taką prośbę rzekomo od Itinerary Studio — nie odpowiadaj i poinformuj nas o tym.

11.Zmiany Polityki prywatności

  1. Administrator może zmienić niniejszą Politykę, np. w związku ze zmianą przepisów lub wprowadzeniem nowych narzędzi. Aktualna wersja jest zawsze dostępna na tej stronie.
  2. O istotnych zmianach dotyczących zawartych umów poinformujemy Cię e-mailem.